Zu viele Projekte, Ideen, Notizen, ToDos – wie minimieren und produktiver werden?

Oft im Leben gibt es Phasen, in denen es so viele Baustellen gibt, dass man jegliche Planung vergessen kann. Es haben sich einfach viel zu viele Ideen, z. B. für Blogbeiträge, angesammelt. Diese Menge überhaupt noch zu bewältigen fällt einem dann immer schwerer. Denn man sieht nur noch einen Berg unerledigter Aufgaben vor sich. Die Frage ob man überhaupt noch weiter machen sollte drängt sich dann auf. Hier kommt meine Vorgehensweise um das ganze wieder zu entschlaken und neu durchzustarten.

Ursache

Wie kommt es überhaupt dazu? Gründe warum sich alles „auftürmt“ sind vielseitig. In der Vergangenheit habe ich bereits einen Artikel zu den, aus meiner Sicht, Top-Gründen erstellt, aus denen vor allen Dingen private Projekte scheitern. Diese Projekte müssen dabei nicht unbedingt ein Blog oder eine Webseite sein. Es kann sich auch um das Studium, ein Hobby oder handeln. Auf jeden Fall kommt man leichter in die Bedrouille wenn man selber die Entscheidung trifft was zu tun ist und wann. Wenn man es dann selber durchführt kommt man schnell dahin, dass man Dinge doch wieder aufschiebt oder wieder etwas neues anfängt. So haben sich bei mir Hunderte von Ideen für Blogartikel und auch andere Projekte in OneNote angesammelt. Selbst in WordPress habe ich viele angefangene Blogartikel. Teilweise beinhalten diese nur ein paar Stichworte oder nur einen Link zu einem interessanten Artikel.

 

Aufräumen

Aller Anfang ist schwer. Deshalb habe ich angefangen in OneNote bzw. jedem Notizprogramm konsequent Dinge zu löschen. Allen voran Dinge bei denen man nicht mehr zu 100% weiß, wofür man das mal niedergeschrieben hat oder die völlig unvollständig sind sollte man rigoros löschen. Auch dann wenn man sich nicht mehr sicher ist, ob man diese Idee irgendwann mal umsetzen wird: Am besten weg damit!

Hier sollte man sich wohl mit weniger begnügen. Denn zehn umgesetzte gute Ideen sind wahrscheinlich mehr wert als 10.000 unvollständige, angefangene und somit eigentlich unbrauchbare Ideen. Insbesondere wenn absehbar ist, dass man eh nie dazu kommen wird diese umzusetzen. Gleiches gilt auch für ToDo’s auf irgendeiner ToDo-Liste oder die Planung z. B. in Kanban-Flow. Siehst du dich es nicht in Kürze wirklich machen kann es besser weg. Desto länger es schon dort rumdümpelt, desto eher.

Sachen bei denen man sich unschlüssig ist oder die wirklich zu gut erscheinen um sie zu löschen sollte man aus dem Blickfeld schaffen, damit sie nicht mehr nerven. Hierzu habe ich beispielsweise in OneNote ein neues Notizbuch namens „_AUSSORTIERT“ erstellt und dort alles hinein verschoben. Am Ende folgt das wichtigste: Das Notizbuch schließen. So kommt man nicht wieder in die Versuchung doch wieder nach einer der tausend anderen Ideen oder Notizen zu schauen.

 

Durchstarten

Ein neues Notizbuch anlegen und dort die aktuell wichtigsten Punkte hin verschieben, die man unbedingt erledigen will oder eigentlich muss. Dies sollten am besten nicht mehr als 5 Punkte auf einmal sein. Zehn sind meiner Meinung nach die Grenze. Ansonsten verschiebt man sich nur wieder seine Ideen und ToDo’s alle an eine Stelle und ist wieder beim gleichen Problem angelangt.

Dann folgt der wichtigste Schritt: Diese Punkte dann fokussiert abarbeiten! Bevor dies nicht passiert ist, werden keine anderen Sachen angepackt! Das hilft dabei den Fokus auf die aktuell zu erledigenden Dinge zu legen, sodass man nicht immer wieder hin- und herspringt. Die anderen Dinge müssen erst einmal warten. Das ist auch nicht schlimm, denn man würde ja sowieso nicht dazu kommen sich vernünftig um diese zu kümmern.

Hierzu hatte ich bereits einmal einen ausführlicheren Artikel zum Thema Prokrastination (in Bezug auf das Bloggen) geschrieben, der ebenfalls die Herangehensweise mit Hilfe von KanbanFlow und der Pomodori-Technik aufzeigt.

 

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