von Das PDF-Dateiformat ist seit langer Zeit das Standardformat um Dokumente mit anderen zu teilen. Dadurch kann man sicher sein, dass sich diese den Inhalt auch unabhängig vom verwendeten Zielsystem anschauen können. Die PDF-Datei soll aber nicht zu groß sein. Egal ob es sich um ein Bewerbungsschreiben oder eine Produktbroschüre handelt, die man erstellt hat. In diesem Artikel erfährst du deshalb wie du eine zu große PDF-Datei unter Windows, Mac, Linux und Co. kostenlos kleiner machen kannst!
PDF-Datei zu groß? Wie man ein PDF verkleinert!
Wer ein PDF als Dateianhang in einer E-Mail verschicken möchte oder in einem Online-Portal hochladen möchte sollte aufpassen, dass die PDF-Datei nicht zu groß wird. Denn meistens hat man hier Dateigrößen-Beschränkungen auf wenige MByte Dateigröße.
Der Text in den PDFs ist nicht das Problem. Es sind meistens die Bilder die nicht stark genug verkleinert/komprimiert sind, welche die PDF-Datei zu groß werden lassen.
PDF kostenlos kleiner machen
Mit kostenpflichtiger Software wie Adobe Acrobat Pro ist es natürlich möglich PDF-Dateien zu bearbeiten und zu komprimieren. Aber natürlich braucht man die Pro-Version nicht wirklich um PDFs zu komprimieren. Denn zum Glück gibt es genug kostenlose Alternativen und auch einen Workaround unter Windows.
PDF kleiner machen unter Windows
Wer keine Extra-Software installieren will, kann diesen Workaround unter Windows nutzen. Dazu muss man einfach nur das PDF öffnen und in dem PDF-Viewer „Drucken“ anklicken und als Drucker „Microsoft Print to PDF“ anklicken. Danach wird die PDF-Datei erneut als PDF abgespeichert und dabei die im PDF befindlichen Bilder neu komprimiert.
Wesentlich besser und auch mit wesentlich mehr Funktionsumfang kommt die kostenlose Suite „PDF24 Toolbox“ daher. Dort kann man bspw. auch eine einzelne Seite aus dem PDF auf einfache Weise exportieren. Nach dem Starten der Suite bekommt man einen Splashscreen mit allen Funktionen angezeigt und braucht nur auf „PDF verkleinern“ klicken und kann dann die zu verkleinernde PDF-Datei per Drag&Drop in die Benutzeroberfläche ziehen:
Achtung: Allerdings sollte man mit der „PDF24 Toolbox“ unter Windows 11 etwas vorsichtig sein, denn ich hatte mir damit den Windows Explorer versaut und er stürzte immer wieder ab. Das lässt sich aber, wie in diesem Artikel beschrieben, beheben.
PDF kleiner machen aus Microsoft Office (Word, Excel, Visio und Co.)
Wenn es sich um ein selbst erstelltes PDF handelt, dass man z. B. aus Word erstellt hat, kann man dieses einfach nochmal stärker komprimiert aus Word abspeichern. Hierzu öffnet man nochmal das Original-Dokument und aktiviert den Radio-Button bei „Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)“ und speichert dann ab:
PDF kleiner machen unter Mac
Auf einem Mac soll sich ein PDF wie folgt kleiner machen lassen:
- Öffne in der App „Vorschau“ auf dem Mac die PDF-Datei, die komprimiert werden soll.
- Wähle „Ablage“ > „Exportieren“. (Achtung: Wähle nicht „Als PDF exportieren“ aus.)
- Klicke auf das Einblendmenü „Quartz-Filter“ und wähle anschließend „Dateigröße reduzieren“.
Die Qualität des PDFs soll danach allerdings erkennbar schlechter sein als im Original-PDF.
PDF-Datei online kleiner machen
Wer keines der beschriebenen Tools nutzen möchte, oder sich z. B. unter Linux oder Android nicht damit beschäftigen will und keine App installieren möchte, kann auch einen Online-Dienst nutzen der die PDF-Datei kleiner macht. Das funktioniert wenn man einen Browser und Internetzugang hat unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem und Endgerät. Allerdings darf man hierbei natürlich nicht vergessen, dass man sich nicht zu 100% sicher sein kann, was genau der Dienstanbieter mit den Daten macht. Ob diese nicht auf dem Server verbleiben kann man nicht sicherstellen. Für Top-Secret-Dokumente oder wichtige Unterlagen des Arbeitgebers ist dies wohl eher nicht der beste Weg um ein PDF kostenlos kleiner zu machen.
Tatsächlich gibt es sogar von Adobe selber einen Service um die Dateien online zu verkleinern. Diesem würde ich noch am ehesten Vertrauen schenken in Bezug auf die Datensicherheit. Andernfalls dürfte ich wohl auch kein anderes von Adobes Tools verwenden.
Weitere Online-Dienste die ich gefunden, aber nicht getestet habe:
- ebenfalls von PDF24 gibt es einen Online-Dienst zum PDF verkleinern
- Smallpdf.com
- ILovePDF
- PDF2Go
- FreePDFConvert
- Compress2Go
Dateien kleiner machen – Zippen bringt nichts?
Viele Nutzer sind verwundert, dass ein PDF durch das Zippen z. B. mit 7zip oder WinRar nicht mehr kleiner wird. Das, was für andere Dateien wie Textdokumente bzw. allgemein Dateien mit viel Text gut funktioniert, ist auf PDF-Dateien und z. B. auch Bilddateien wie JPEG-Dateien nicht anwendbar. Denn hier ist die zu zippende Datei bereits an sich komprimiert. Sie kann zumindest durch das Zip-Programm nicht weiter verlustfrei komprimiert werden.
Das wäre so ähnlich, als würde man versuchen einen bereits voll gepackten Rucksack, indem man jeden Zentimeter Platz ausgenutzt hat, in einen weiteren Rucksack zu packen um noch mehr Stauraum zu gewinnen.
