von Wenn eine überschaubare Anzahl von extern gelagerten E-Mail-Konten auf einen Exchange-Server verschoben werden soll, lässt sich dies recht leicht mit Hilfe von Outlook bewerkstelligen. In diesem Fall war ein Großteil der Konten von vornherein schon auf dem Exchange und eine Hand voll Außendienstmitarbeitern hatten ihre Konten direkt vom Provider auf ihren Geräten eingebunden.
Nach der Anlage des entsprechenden Benutzers und seines Mail-Kontos im Active Directory holt man sich als Administrator die vollen Rechte für das Mail-Konto und bindet dieses als Zusatzkonto in Outlook ein.
Am besten ist es, wenn sich die Konten per IMAP einbinden lassen, was heutzutage bei jedem halbwegs vernünftigen Provider kein Problem darstellen sollte. Zusätzlich zum Exchange-Konto bindet man nun das extern gelagerte Postfach per IMAP in Outlook ein. Natürlich nur ausgehend davon, dass der betroffene Mitarbeiter dieser Aktion zugestimmt hat bzw. das Mail-Konto ausdrücklich nur beruflich genutzt werden darf!
Nun verschiebt man alle Mails aus dem Posteingang, Gesendete Elemente, etc. in das Exchange-Konto. Nachdem alle Elemente verschoben sind kann man bei Nutzung eines POP3-Connectors auf dem Exchange-Server dort nun das Konto für den automatischen Abruf hinzufügen. Der Grund warum man dies nicht von vornherein machen sollte liegt an dem anfallenden Traffic zu dem es kommen kann, wenn man den Abruf aller alten E-Mails über den Connector laufen lässt. Da dies unter Umständen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die Zustellung von E-Mails an bereits auf dem Exchange-Server befindliche Mail-Konten sonst mit einer längeren Wartezeit verbunden.
Hat der betroffene Mitarbeiter seine Mails bisher per POP3 abgerufen, ist zu beachten, dass je nach Einstellung beim Client eventuell bereits alle Mails auf dem Server gelöscht wurden. Außerdem liegen die gesendeten Elemente dann nur auf dem Client. Wenn möglich sollte man das Exchange-Konto in diesem Fall auf dem Endgerät des Mitarbeiters hinzufügen und den Mail-Transfer dort vornehmen.
Unbedingt beachten: Wenn man schon längere Zeit bevor man die Exchange-Konten aktiv nutzen will diese auf dem Exchange-Server anlegt muss man vorerst einen abweichenden E-Mail-Alias eintragen als den tatsächlich zu nutzenden. Ansonsten hat man das Problem, dass alle intern geschickten Mails an den Mitarbeiter schon im Exchange-Postfach landen und nicht mehr an das externe Mail-Konto zugestellt werden können. Zusätzlich sollte man in den Eigenschaften des Postfachs die Mail-Adresse in der Exchange-Adressliste ausblenden. Ansonsten besteht ebenfalls die Gefahr, dass Outlook-Nutzer versehentlich schon E-Mails an das neue Exchange-Konto senden.
Nachdem alle Konten umgestellt sind, sollte man sich, sofern man eine eigene Domain besitzt, dann komplett vom POP3-Connector trennen und die Mails direkt per MX-Eintrag an einen sogenannten Smart-Host, z.B. einen Postfix-Server, schicken und von dort an den Exchange-Server weiterleiten.
